Aprende a sacarle mayor rentabilidad a tu negocio y a detectar posibles fugas de dinero

El control de los gastos de tu negocio es una tarea a la que se le debería dedicar tiempo y concederle la importancia que tiene. El caos en el desarrollo de esta gestión puede desencadenar en una verdadera catástrofe financiera: Aunque tu empresa gane mucho dinero, no se salvará si todo lo que entra cae por un colador de agujeros gigantescos. Es lógico y fundamental poner ciertos límites a los gastos y estar pendiente de que no se sobrepasen.

Para llevar un control eficaz de tu negocio, deberás empezar por aplicar criterios que impongan algún tipo de orden. A continuación, te daremos algunos consejos o tips para que puedas llevarlo a cabo de la mejor manera posible:

1. Guardar los justificantes del gasto

Tanto la factura como el ticket (y en este último caso: su comprobante de pago) deben guardarse durante varios años, dependiendo de la legislación correspondiente. Esta es una obligación legal ya que, ante una inspección tributaria, se te pueden solicitar todos los documentos que acrediten los gastos que ha habido en tu negocio.

Un error muy común, sobre todo para aquellos negocios que acaban de empezar, es no diferir entre gastos empresariales y gastos personales y, por ende, no solicitar ni guardar los documentos acreditativos correspondientes.

Recuerda: No tires nada, organízalo y archívalo hasta que pase el periodo legal.

2. Dividir por tipología de gastos

Cuanta más dividas y mejor especifiques qué tipo de grupos y partidas de gastos tienes, más organizado y controlado tendrás tu negocio. La división empezaría por un grupo general (por ejemplo: material de oficina) y después se separaría en distintas partidas (consumibles, material para publicidad, mobiliario…).

Para que puedas usarlo como guía, te dejamos algunos tipos de gasto habituales en autónomos y empresas:

  • De personal
  • De oficina
  • De publicidad
  • De transporte
  • De producción
  • En inversiones

3. Organizar gastos y pagos

Los criterios que escojas para poner orden en las cuentas de tu empresa deberán tener un sentido y servir a una funcionalidad concreta. Sin embargo, si aún no has definido el patrón, te proponemos uno nosotros:

Según periodicidad

  • Fijos: Aquellos que suponen un gasto continuo en el tiempo como por ejemplo los suministros, el alquiler de un local, de un vehículo de empresa…
  • Variables: Los que dependen de la actividad y de las necesidades de la empresa como podrían ser las compras de fruta para un restaurante o de folios para una oficina
  • Mixtos: Aquellos que, por sus características, tienen una parte fija y otra de variable

Según funcionalidad

  • Directos: Los relacionados directamente con la producción de los productos o servicios del negocio, como materia prima o la energía de los suministros
  • Indirectos: Estos son los que no se relacionan con la producción, pero que son necesarios para el éxito de esta y la prosperidad del negocio. Tales pueden ser las inversiones en publicidad

Aunque parezca que existe una contraposición entre este punto y el anterior, no es así: Ambos sistemas de organización te servirán para tener un control más exhaustivo de por dónde sale tu dinero.

4. Hacer uso de buenas herramientas de gestión

Olvídate del bolígrafo y el papel y abraza las nuevas herramientas digitales. Estos útiles te serán de gran ayuda a la hora de contabilizar y categorizar de forma más agil cuáles son tus gastos. Además, podrás sacar estadísticas y programar notificaciones para estar siempre al corriente de todo.

Como gestores, nosotros trabajamos con Anfix , pues se trata de una potente herramienta multiplataforma que ofrece información en tiempo real del estado de tus cuentas, y proporcionamos acceso a los clientes que nos lo solicitan.

5. Contar con el apoyo de profesionales

Si no puedes llevar todo ese control tan exhaustivo de tu contabilidad, te recomendamos que cuentes con el soporte y el apoyo de profesionales en el ámbito (como gestores o asesores) que puedan guiar tu negocio.

En este sentido, actualmente hay muchísimas opciones: Desde la tradicional oficina hasta despachos que operan de forma completamente online.

¡Tú eliges!